Pour la première fois de ma carrière je suis fliqué. Oui avec les GAFAMs qui en font leur business, ça devrait être une habitude, mais au taff, je n’avais jamais fait ça : je doit remplir des feuilles de temps. Je ne suis ni le premier, ni le dernier, mais pour le faire bien… Ce n’est pas si simple ! Arrivé à la fin de la semaine, se souvenir de façon correcte de combien de temps on a passé sur chaque sujet tout au long de la semaines… bonne chance.

Il y a pas mal façon de faire, mais ni le pipo, ni la demi-journée pour retrouver ce que j’ai fait ne me convenait. Je suis donc parti d’un logiciel de todo que j’utilisais de temps en temps pour en faire un outil de réapropriation de mon temps.

Bref, j’avais un outil overkill pour ce que j’en faisais, maintenant j’ai une gestion du temps overkill pour mon quotidien. Mais c’est pas plus mal, et surtout, c’est complètement adapté à mon besoin et à ce que je veux savoir de moi.

Cet outil, c’est Super Productivity, un logiciel libre qui fait plusieurs choses :

  • todo liste
  • gestion du temps passĂ©
  • pomodoro pour ceux que ça interesse
  • gestion des habitudes, des pauses, &c.

Bon on va pas se mentir, c’est un peu long comme nom, et j’ai pas envie de le tapper trop de fois ; on va arranger ça :

import superproductivity as sp

voilà, sp, c’est pas très parlant, mais c’est plus court !

Sp, c’est un véritable couteau suisse pour gérer son temps si tant est qu’on prenne la peine de s’en servir. Bon, en général, un couteau suisse… je m’en méfie ! C’est souvent un outil qui fait pleins de choses mais qui n’en fait aucune bien ou de façon efficace. C’est pour ça que j’ai toujours été proche philosophiquement de l’esprit UNIX : faire une choses, et la faire bien.

Ensuite on assemble des briques unitaires ensemble de façon cohérente. Mais… sur ce coup, j’ai peut-être trouvé une exception. Une façon, si besoin il y avait, de confirmer mon côté français —pas de règle sans exception.

Un logiciel pensé pour le clavier

La première chose que j’ai apprécié en utilisant sp, c’est que c’est un outil qui est pensé pour une utilisation au clavier. On peut faire facilement les actions de bases grace à des raccourcis à la vim, c’est à dire sans modifier (Ctrl, Alt, ⊞ Win) : Tapper W (work) vous arriver dans la liste des tâche planifié aujourd’hui ; tapper ⇑ A, (add) vous ajoutez une tache. C’est ainsi pour la majorité des actions accessible dans la GUI, le tout en navigant entre les tâches avec hjkl.

Tout ces racourcis sont bien sûr personnalisable, mais j’ai appris à aimer les paramètres par défaut des logiciels, je n’y ait donc pas touché (si ce n’est le raccourcis globale pour mettre la fenêtre en avant ⊞ Alt S pour que ça soit plus « logique » par rapport aux autres raccourcis globaux que je peux avoir).

Outre ces raccourcis, le logiciel est vraiment pensé pour les gens qui utilisent les GUIs comme ceux qui préfèrent la ligne de commande. Un format shortcodes est utilisable pour tapper ses tâches au clavier.

Imaginez, vous voulez ajouter une tache « préparer diapo kickoff » pour le projet « tartempion » et vous estimez que ça va mettre 2h de travail que vous voulez tagger comme #prez pour voir le temps que vous passez par semaine à pisser du ppt ? Eh bien plutôt que de dérouler plusieurs menu dans l’interface, il suffit de faire ⇑A puis de tapper :

préparer diapos kickoff +tarte 2h #prez

Le logiciel comprendra même si « tartempion » n’est pas tappé en entier et associe le + à un projet, le # à une étiquette, et parse les 2h pour en faire une estimation du temps de sorte qu’il est possible de mettre face à face l’estimation des temps par rapport à ceux réalisés.

Passé de simple todo à un compagnon de gestion de mon temps, je me suis ensuite intéressé à l’aspect planification pour gérer quand je ferais mes tâches et la durée de mes journée ; maintenant, j’ai des tâches récurrentes qui (re-)viennent, et je commence à lorgner sur les fonctionnalités autours des habitudes.

C’est devenu le premier logiciel que j’ouvre le matin avec mon agenda afin de planifier la journée quand je ne le fait pas à la semaine —et il me permet d’avoir une vision assez fidèle de ce que je fais de mon temps.

Suivre son temps

J’ai vu qu’avec la fonctionnalité sauvegarde automatique, toutes les données de sp sont sauvegardées dans des fichiers JSON qui permettent ensuite d’exploiter ces données comme bon nous semble.

Je ne voulais pas passer trop de temps sur le sujet et donc au lieu de contribuer au logiciel et d’y ajouter les vues qui me paraissaient pertinentes, j’ai réalisé un petit script python pour exporter les données de sp et les mettre en forme dans un dashboard sommaire (grace à la bibliothèque plotly, et à quarto que je teste depuis quelques mois). C’est aussi ça de vieillir, on ne veux plus trop passer de temps sur à peu près tout ce qui nous parait pas primordial, quitte à mal faire les choses.

Plotly c’est chouette, ça propose des graph interactifs sur lesquels ont peu afficher plus de détail. C’est la bibliothèque que j’avais déjà utilisée dans mon article voyage ergonomique : À deux touches du bonheur pour voir la progression de ma vitesse de frappe.

Dans un premier temps, je me suis concentrer sur reproduire les analytics de la boite, définis comme projet, afin d’être sûr de ne pas compter deux fois mon temps.

Ensuite j’ai commencé à créer quelques tags mais c’est là que les choses risquent de bouger à l’avenir. Je m’en sert pour le moment pour différencier le type d’activité que j’ai :

  • administration
  • management
  • rĂ©union (interne, externe)
  • opĂ©rationnel
  • pause (très important !)
  • &c.

C’est sommaire, mais ça me permet en un coup d’œil de faire le reporting demandé, mais d’avoir certaines informations en plus, et notamment le temps que je passe en réunion toute les semaines. Oui, comme beaucoup, ma boite aime bien organiser des réunions.

Globalement ça ressemble à çà :

Pas ma semaine la plus productive vous en conviendrez, mais il faut aussi retenir que tous les temps ne sont pas enregistrés notamment une bonne partie des imprévues. C’est donc plutôt une borne basse qu’une vérité absolue.

En y regardant de plus près, vous pourrez y voir différents onglets, chacun tentent de se focaliser sur une ou plusieurs questions :

  1. Remplir mes feuille de temps
  2. Passé-je trop de temps en réunion
  3. Quelle est ma motivation ; suis-je entrain de me désengager avec trop de pauses ?
  4. Qu’est-ce qui me prend plus de temps et d’énergie en ce moment ?
  5. Estimé-je bien le temps qu’il me faut pour réaliser mes tâches ?

Les réponses sont là, encore faut-il prendre le temps de regarder les résultats.

Mes remarques sur mon temps

Globalement, je me rend compte que je ne suis pas trop surpris.

👉 Je passes 20 % de mon temps en réunion ce qui reste raisonnable —pour le moment. 👉 Je passes peut-être pas assez de temps sur mon projet principal en ce moment, mais je sais que c’est aussi parcequ’il y a peu de ressources de disponible et que tout seul je ne peux pas faire grand chose. 👉 J’ai passé bien plus te temps de pause au début de mon arrivée dans l’entreprise ; je devais apprendre à connaître les gens avec qui j’allais être ammené à travailler. C’est maintenant chose faite, cette quantité s’est naturellement réduite de moitié. 👉 Je me suis amélioré dans l’estimation du temps nécessaire à la réalisation des tâches longues que j’avais systématiquement tendance à sous-estimer.

Cet exercice a donc été utile pour en apprendre plus sur moi et mon mode de fonctionnement.

Conclusion

Ce qui est sûr, c’est que mesurer son temps ne rend pas forcément plus productif ; mais ça rend beaucoup plus difficile de se mentir.

Je pense être arrivé à un point d’équilibre ; travailler plus sur ce tableau de bord serait un prétexte pour ne pas faire mon vrai travail —mais maintenant que je le mesure difficile de procrastiner.

Cette solution me permet de voir l’essentiel, mes temps que je dois reporter, certes, mais aussi quelle est la dynamique dans laquelles je suis : augmentation ou baisse des temps de pauses, de travail, sur quel projets, etc. Si la vue par semaine est essentielle pour remplir mes feuille de temps, je trouve la vue mensuelle que j’ai crée dans la foulée plus pertinente —elle apporte un éclairage sur les tendances pour moins de temps, passé à regarder.

Ça me permet de me poser ensuite les bonnes question sur ce que je veux faire de ma vie au travail.